Surat Menyurat

 Pengertian Surat

Pengertian Surat Menyurat Menurut dalam buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan bahwa Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E Martono, 1985). Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris, Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002). Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.  korespondensi atau surat menyurat merupakan salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat. Sedangkan dalam arti luas komunikasi merupakan proses penyampaian pendapat, pesan atau lambang yang mengandung pengertian antar perseorangan atau golongan. dari uraian tersebut, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa surat menyurat merupakan suatu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari.

Berbicara tentang surat dibandingkan dengan alat komunikasi modern seperti telepon, telex, telegram, radio, dan televisi, surat tetap mempunyai kelebihan tersendiri. ini karena surat merupakan sarana yang dapat merekam informasi secara panjang lebar, terperinci namun tetap ekonomis. kelebihan lainnya adalah surat bersifat praktis karena dapat menyimpan rahasia, efektif karena informasi yang disampaikan itu asli sesuai sesuai dengan sumbernya, ekonomis karena biaya pembuatan dan pengirimannya sangat murah.

 Fungsi Surat

Dalam kehidupan sehari-hari surat berfungsi sebagai

1.      Alat bukti tertulis

Surat merupakan alat komunikasi tertulis juga dapat dijadikan sebagai bahan bukti hitam diatas putih yang mempunyai kekuatan hukum seperti kuitansi, bukti tanda terima, faktur, surat perjanjian, dan lain-lain yang dapat dijadikan bahan bukti, sebagai mana yang bisa dilakukan dalam dunia bisnis (perniagaan). adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

2.       Alat pengingat

Berguna untuk mengingatkan seseorang tentang aktivitas, peristiwa masa lalu atau  hal-hal yang terlupa atau telah lama.

3.       Bukti historis

Surat pula berfungsi sebagai bukti sejarah tentang apa yang terjadi di masa lalu. ini bisa kita lihat dari surat-surat yang ditulis oleh para pahlawan, pejuang 45, atau para pejabat dimasa lalu seperti Supersemar (Surat perintah sebelas maret). dalam dunia tata usaha berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.

4.      Duta organisasi  

Surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.

5.       Pedoman atau Referensi

 surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan maksudnya adalah surat dapat dijadikan referensi dalam merencanakan atau menindak lanjuti suatu aktivitas. Surat-surat yang diarsipkan adalah sumber data yang diperlukan dalam perencanaan dan penindaklanjutan suatu aktivitas atau program. Berdasarkan pengalaman-pengalaman masa lalu, sebuah organisasi atau badan usaha dapat bertindak lebih lanjut dan tidak kehilangan arah dengan adanya surat menyurat dan kearsipan serta data-data.

Mengingat betapa pentingnya peran surat tersebut, maka siapapun yang menulis surat perlu berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar dapat mencapai sasaran sesuai dengan kehendak kita/organisasi.

  

 Tujuan Surat Menyurat

Secara singkat dapat dikatakan bahwa surat-menyurat  mempunyai tujuan, antara lain:
a. Pemberitahuan.
b. Permohonan atau permintaan.
c. Peringatan atau teguran.
d. Pengantar.
e. Perjanjian.
f. Keputusan.
g. Laporan.
h. Perintah. 
Sederhanannya surat menyurat dibuat dengan tujuan untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepihak lain dengan landasan kepentingan.

Syarat Surat Menyurat

Surat yang baik harus;

1.      Obyektif dan bukan subyektif.

2.      Sistematis susunan isi surat.

3.      Singkat, tidak bertele-tele.

4.      Jelas, kepada siapa, dari mana, tentang apa.

5.      Lengkap isinya.

6.      Sopan.

7.      Wujud fisik yang menarik, (kwalitas kertas, bentuk surat, ketikan dan sebagainya)

Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang telah diutarakan, maka penulisnyapun perlu memenuhi syarat yaitu:

1.      Menguasai permasalahanya.

2.      Menguasai bahasa tertulis.

3.      Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.

Macam-Macam Bentuk Surat

Karena benyaknya macam surat, maka untuk memudahkan mengetahui macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi, misalnya:

1.      Menurut wujudnya
a. Kartu pos. 
b.  Warkat pos. 
c. Surat bersampul. 
d.  Memorandum dan nota. 
e.  Telegram. 
f.  Surat pengantar.

2.      Menurut Tujuannya 
a.  Surat pemberitahuan. 
b.  Surat perintah. 
c.  Surat permintaan. 
d.  Surat peringatan. 
e.  Surat panggilan. 
f.  Surat susulan. 
g.  Surat keputusan. 
h.  Surat laporan. 
i.  Surat perjanjian. 
j. Surat penawaran, pesanan dan lain-lain.

3.      Menurut sifat isi dan asalnya
a. Surat dinas. 
b. Surat niaga.
c. Surat pribadi. 
d.  Surat yang isinya masalah sosial.

4.      Menurut jumlah penerim 
a.  Surat biasa

-Untuk satu orang (pejabat/organisasi) 
b. Surat edaran

-Untuk beberapa orang/pejabat/ organisasi. 
c. Surat pengumuman

-Untuk sekelompok masyarakat.

5.      Menurut keamanan isinya 
a.  Surat sangat rahasia. 
b.  Surat rahasia. 
c.  Surat biasa.

6.      Menurut urgensi penyelesaiannya 
a.  Surat sangat segera. 
b.  Surat Segera. 
c. Surat biasa.

7.      Menurut prosedur pengurusannya 
a.  Surat masuk. 
b.  Surat keluar.

8.      Menurut jangkauannya 
a.  Surat intern. 
b.  Surat Ekstern.

Referensi :

Ali, Adelan, 2008.”Panduan Lengkap Korespondensi”. Jakarta: Eska Media.

Revan, 2004. “Surat Menyurat Untuk Sekretaris”. Jakarta: Batavia Press.

Sedarmayanti, 2001.”Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran”. Bandung:

 Mandar Maju.

http://wiharsono.wordpress.com/2011/03/08/surat-menyurat.